Генеральна директорка, яка пообіцяла «звільнити всіх, хто не використовує ШІ», визнає, що технології не можуть замінити її виконавчого асистента в міру еволюції цієї посади.

Оскільки їхня кількість вже скорочується, секретарі та адміністративні асистенти стикаються з іншою зростаючою загрозою: інструментами штучного інтелекту, такими як ChatGPT і Claude, які можуть виконувати частину їхньої роботи одним дотиком.

Дані прогнозу зайнятості малюють похмуру перспективу для професії, де переважають жінки, яка може бути особливо вразливою до витіснення робочих місць через ШІ порівняно із загальною робочою силою. Проте деякі адміністративні асистенти активно впроваджують ці технології — і навіть використовують їх як інструмент для кар'єрного зростання.

Діанна Данджер, 43 роки, працює на адміністративній посаді з 2003 року. Вона каже, що адаптація та випередження трендів є ключовою частиною її постійно змінюваної ролі, і ШІ не є винятком.

«Все, що вам потрібно робити, це розвиватися», — каже вона.

Данджер почала професійно використовувати ШІ у 2022 році, навчаючись через експерименти та співпрацю з колегами-адміністраторами. Сьогодні вона більше не робить нотатки під час нарад — вона налаштувала Copilot і ChatGPT, щоб вони робили це за неї. Це звільнило її, щоб «фактично брати участь у нарадах, а не просто хвилюватися про те, щоб переконатися, що я надрукувала все, що було сказано», — каже Данджер, виконавчий асистент головного інформаційного директора Університету Вандербільта. «Чесно кажучи, те, що раніше займало в мене години, тепер я роблю менш ніж за п'ять хвилин».

Як — і в якій мірі — ШІ може змінити її професію, залишається побачити, але робочі місця для адміністративних асистентів і секретарів скорочуються вже десятиліттями. У 2004 році на цих посадах працювало близько 3,5 мільйона людей — майже 97% з них жінки, згідно з даними Поточного обстеження населення. Двадцять років потому ця цифра знизилася до 2,1 мільйона — незважаючи на загальне зростання робочої сили за той самий період. І за винятком медичних секретарів та адміністративних асистентів — категорії, яка, за прогнозами, зросте на 4% до 2034 року завдяки розвитку галузі охорони здоров'я — економісти Бюро статистики праці США прогнозують подальше скорочення цієї професії.

Рівень безробіття серед офісних та адміністративних працівників — ширшої категорії, яка також включає бухгалтерів, працівників поштової служби тощо — зріс до 4% порівняно з 3,6% у червні минулого року, згідно з даними Міністерства праці, оприлюдненими у четвер, хоча цей рівень залишається нижчим за загальний рівень безробіття.

«Загальна картина в офісних та адміністративних професіях з точки зору прогнозування за останні кілька циклів полягає в тому, що технології, які підвищують продуктивність, обмежують попит на робочу силу», — сказала Емілі Ролен, провідний економіст відділу прогнозування зайнятості BLS. Технологічні досягнення — обробка текстів, транскрипція мовлення в текст, інструменти та додатки для планування — кожен з них трансформував обов'язки адміністративних фахівців і сприяв загальному скороченню.

Клерки та адміністративні працівники можуть бути більш вразливими до витіснення робочих місць через ШІ, ніж інші фахівці, оскільки вони «не мають адаптаційного потенціалу через обмежені заощадження, старший вік, нестачу місцевих можливостей та/або вузький набір навичок», згідно зі звітом Інституту Брукінгса, опублікованим у січні. Близько 86% з цих 6 мільйонів працівників — жінки.

Дійсно, більше секретарів та адміністративних асистентів мають вік 55 років і старше порівняно із загальною робочою силою (34% проти 23%), середня зарплата нижча, ніж у всіх працівників США (47 460 доларів проти 49 500 доларів), і диплома про середню освіту достатньо для багатьох початкових посад.

Але те, чого не враховують дані про ринок праці — як зазначається у звіті Брукінгса — це здатність людини орієнтуватися в мінливому середовищі, включаючи таких адміністративних асистентів, як Данджер, які кажуть, що вони «набагато здібніші, ніж люди думають».

Данджер проводить віртуальні кавові чати для колег раз на два тижні через Американське товариство адміністративних професіоналів, професійну групу, яка, за її словами, обслуговує близько 132 000 учасників. Учасники травневої сесії поділилися своїми випадками використання ШІ: створення флаєрів, пошук ресторанів для корпоративних заходів, створення підписів для корпоративних акаунтів у соціальних мережах, складання мови стандартних операційних процедур тощо.

Але, незважаючи на загальну атмосферу ентузіазму, деякі учасники висловили занепокоєння, зокрема щодо безпеки даних та відсутності регулювання ШІ. Інші наголосили, що ШІ не може і не замінить емоційний інтелект та навички побудови відносин, які є відмінними рисами успішного адміністративного асистента.

Фіона Янг, засновниця Carve, компанії, яка спеціалізується на навчанні виконавчих асистентів роботі з ШІ, каже, що з 2023 року вона спостерігає «масове зрушення в попиті» на її послуги. Янг, яка сама є колишньою виконавчою асистенткою, каже, що вона проводила навчання з ШІ для адміністративних фахівців у всьому світі, зокрема в Google, Amazon, Uber, Salesforce та LinkedIn. За її досвідом, роботодавці хочуть, щоб співробітники могли використовувати ШІ — «не просто поверхово розуміти його, а справді використовувати як невід'ємну частину того, як люди працюють щодня», — каже вона.

Оана Маньолаке займає ще більш рішучу позицію. Засновниця та генеральна директорка Sequel.io, платформи, яка дозволяє компаніям проводити вебінари на власних вебсайтах, минулого року написала у пості LinkedIn: «Я звільню всіх, хто не використовує ШІ».

Але навіть Маньолаке каже, що ШІ не міг би замінити її виконавчу асистентку Стефані Мартінес.

Маньолаке каже, що Мартінес використовує ШІ, щоб «звільнити себе» від таких завдань, як ведення нотаток і підготовка до нарад, щоб зосередитися на «людській роботі» з побудови зв'язків у команді, прийняття рішень, розуміння відносин керівників із зацікавленими сторонами та відповідного спілкування.

Можливо, ШІ міг би замінити «традиційного» асистента, але «він не замінює те, що виконавчий асистент робить зараз, оскільки роль еволюціонувала», — каже Маньолаке.

Мартінес працює віддалено з Сальвадору через Viva Talent, яка — ще один приклад мінливого ландшафту для цієї ролі — навчає та підбирає асистентів з Латинської та Південної Америки переважно до технологічних компаній зі США.

«Люди, які дійсно хочуть досягти успіху в цій ролі, мають величезні можливості», — каже Маньолаке. «Ця людина має доступ до інформації по всій організації».

Наприклад, коли компанія прагнула залучити більше відгуків клієнтів на платформі оглядів програмного забезпечення, Мартінес, яка керує більшістю рахунків-фактур та виставленням рахунків, підійшла до проблеми інноваційно. Вона використала ШІ, щоб переглянути всі комунікації з клієнтами, визначити хороших кандидатів для відгуків і скласти електронні листи для зв'язку. Без ШІ «їй знадобилося б так багато часу, щоб зробити це», — каже Маньолаке, додаючи, що це також звільнило Мартінес, щоб «мислити креативно».

Ця свобода стратегічного впровадження ШІ є такою ж важливою, як освіта та навчання, оскільки багато асистентів зацікавлені у впровадженні ШІ, але їм не вистачає часу та ресурсів для його інтеграції, каже Мелісса Піплз, тренерка виконавчих асистентів з Остіна, штат Техас, і колишня виконавча асистентка C-suite.

Гендерна динаміка посилює цю проблему в галузі, де переважають жінки, яких часто поєднують з чоловіками-керівниками, каже Піплз.

«Ви бачите тих, хто є ранніми послідовниками, які досягають успіху, які працюють у парі з дійсно надихаючими керівниками і можуть робити всі ці речі», — каже вона. «А потім ви бачите іншу сторону цього, де асистентам буквально кажуть: "Ти недостатньо розумна, щоб бути в кімнаті. Просто принеси мені каву"».

Завдяки ефективному навчанню роботі з ШІ, каже Піплз, адміністративні асистенти можуть «знайти свій голос» і «мати більший вплив, щоб вони були захищені від того, що відбудеться, коли агентний ШІ стане більш поширеним і доступним». 

Ця історія була вперше опублікована на Fortune.com