Elastyczni operatorzy przestrzeni roboczych nie doceniają popytu na sale konferencyjne, pokazują dane

Operatorzy elastycznych przestrzeni biurowych systematycznie nie doceniają zapotrzebowania na sale konferencyjne, co prowadzi do utraty przychodów, frustracji członków oraz utraconych szans na pozyskanie klientów korporacyjnych – wynika z sześciomiesięcznych danych operacyjnych z lokalizacji Vallist w Holborn. Analiza ujawnia strukturalną lukę między tradycyjnym podejściem operatorów do ustalania liczby sal konferencyjnych a tym, jak specjaliści ery hybrydowej rzeczywiście korzystają z przestrzeni biurowej.

Tradycyjne podejścia przydzielają sale konferencyjne na podstawie zasobów prywatnych biur i oczekiwanych wzorców wykorzystania – biuro dla 20 osób może obejmować jedną salę czteroosobową oraz wspólne sale na każdym piętrze. Proporcja ta sprawdzała się, gdy zespoły spędzały pięć dni w tygodniu w biurze, jednak praca hybrydowa obaliła te założenia. W dniach, gdy zbierają się pełne zespoły, zapotrzebowanie na sale gwałtownie rośnie, ponieważ praca zespołowa jest skupiana w ograniczonym czasie spędzanym w biurze.

„Zespoły konsolidują swoją pracę zespołową w mniejszej liczbie dni, gdy wszyscy są razem" – mówi Alex Passler, założyciel Vallist i były szef zespołów ds. nieruchomości WeWork w regionie Azji i Pacyfiku oraz obu Ameryk. „Przychodzą na cotygodniowe spotkanie koordynacyjne, na którym zbiera się cały zespół. To napędza podwyższone wzorce korzystania z sal konferencyjnych, które obserwujemy."

W Finlaison House, mimo że każde prywatne biuro posiada czteroosobowe sale konferencyjne, na każdym piętrze znajdują się wspólne sale konferencyjne, a do dyspozycji są trzy duże sale zarządu, członkowie konsekwentnie proszą o dodatkowy dostęp do sal konferencyjnych podczas negocjowania umów. Szczegółowe dane dotyczące rezerwacji wskazały konkretną lukę: czteroosobowe sale są niewystarczające dla spotkań hybrydowych zespołów, natomiast sale ośmioosobowe lepiej odpowiadają rzeczywistym potrzebom.

Osiem osób to typowa pełna wielkość zespołu dla firm hybrydowych zajmujących biura dla 20 osób w Vallist. Połowa zespołu może być obecna w dowolnym dniu, ale gdy wszyscy zbierają się na cotygodniowe spotkanie koordynacyjne, potrzebują miejsca dla całej grupy. „Przyszłe lokalizacje będą obejmować ośmioosobowe sale konferencyjne jako standardową konfigurację biurową" – zaznacza Passler. „Eliminuje to konieczność ciągłego rezerwowania przez członków zewnętrznych przestrzeni do spotkań i lepiej odpowiada temu, jak hybrydowe zespoły rzeczywiście korzystają z przestrzeni biurowej."

Dane wskazują na szerszy schemat: firmy zajmują biura przeznaczone dla 20 osób, jednocześnie wydając karty dostępu zespołom liczącym od 30 do 50 osób, które rotacyjnie pojawiają się w różnych dniach. Zapotrzebowanie na sale konferencyjne koreluje z całkowitą wielkością zespołu, a nie z fizyczną liczbą osób. Operatorzy ustalający zasoby na podstawie codziennej liczby pracowników będą konsekwentnie nie doceniać zapotrzebowania ze strony klientów korporacyjnych.

Odpowiedź Vallist podkreśla wartość elastyczności projektowej. Infrastruktura w Finlaison House umożliwia konwersję na dodatkowe sale konferencyjne w miarę gromadzenia danych o użytkowaniu. Gdy obłożenie zbliży się do 80–90 procent, kompleksowe dane dotyczące rezerwacji pozwolą na optymalne przydzielenie zasobów. Zamrożenie w stałych konfiguracjach opartych na założeniach sprzed uruchomienia – gdzie rekonfiguracja jest kosztowna lub strukturalnie niemożliwa – to ryzyko, którego projekt był tworzony, by go unikać.

Zapotrzebowanie na sale konferencyjne stwarza również możliwości generowania przychodów. Członkowie proszący o dodatkowe kredyty sygnalizują gotowość do płacenia za rozszerzony dostęp, a wielopoziomowe pakiety sal konferencyjnych mogą generować przyrostowe przychody. Użytkownicy kart dziennych oraz członkowie klubu biurowego rezerwujący sale na spotkania z klientami stanowią osobne źródła przychodów. Przestrzenie premium z solidnym zapleczem technologicznym i obsługą hospitality osiągają znaczące stawki godzinowe w centralnym Londynie. Wspólne sale mogą pełnić funkcje eventowe i programowe, budując społeczność przy jednoczesnym generowaniu dodatkowych przychodów.

Wzorce wskazują na wyraźne zasady projektowe: sale ośmioosobowe powinny być minimalnym standardem, wspólne zasoby powinny być dostosowane do całkowitej liczby członków zespołów, a infrastruktura powinna umożliwiać rekonfigurację w miarę pojawiania się wzorców użytkowania. Operatorzy, którzy zbudują odpowiednią pojemność, pozyskają klientów korporacyjnych, których inni tracą po prostu dlatego, że nie są w stanie zapewnić niezbędnych sal do spotkań. Gdy Vallist ocenia ekspansję na rynki amerykańskie, wyniki te będą kształtować strategię lokalizacji i specyfikacje projektowe.

Ten artykuł prasowy opiera się na treściach dystrybuowanych przez Keycrew.co. Rejestracja, weryfikacja i wzbogacanie w technologii blockchain zapewnione przez NewsRamp. Źródłowy adres URL tego komunikatu prasowego to Flexible Workspace Operators Underestimate Meeting Room Demand, Data Shows.

Wpis Flexible Workspace Operators Underestimate Meeting Room Demand, Data Shows pojawił się po raz pierwszy na citybuzz.